Pour la plupart d’entre nous, le courriel est la forme la plus courante de communication d’affaires, il est donc important de bien faire les choses. Bien que les courriels ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent tout de même être professionnels pour présenter une bonne image de vous et de votre entreprise.

Comment rédiger un courriel officiel

Suivez ces cinq étapes simples pour vous assurer que vos courriels en anglais sont parfaitement professionnels.

  1. Commencez par une salutation.
  2. Remerciez le destinataire
  3. Indiquez votre objectif
  4. Ajoutez vos remarques de clôture
  5. Terminer par une fermeture

Commencez par une salutation

Ouvrez toujours votre courriel avec un message d’accueil, comme « Chère Lillian ». Si votre relation avec le lecteur est formelle, utilisez leur nom de famille (p. ex. « Chère Madame Price »). Si la relation est plus décontractée, vous pouvez simplement dire « Salut Kelly ». Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, utilisez : « A qui de droit » ou « Madame/Monsieur ».

Remerciez le destinataire

Si vous répondez à la demande d’un client, vous devriez commencer par une ligne de remerciement. Par exemple, si quelqu’un a une question sur votre entreprise, vous pouvez dire « Merci d’avoir contacté la société ABC ». Si quelqu’un a répondu à l’un de vos courriels, n’oubliez pas de dire « Merci pour votre réponse rapide » ou « Merci de m’avoir répondu ». Le fait de remercier le lecteur le met à l’aise, et cela vous fera paraître plus poli.

Indiquez votre objectif

Si vous commencez la communication par courriel, il peut être impossible d’inclure une ligne de remerciement. Commencez plutôt par énoncer votre objectif. Par exemple, « J’écris pour me renseigner sur …. » ou « J’écris en référence à… ».

READ  Comment interagissons-nous avec les emails en 2018?

Expliquez clairement votre objectif dès le début du courriel, puis passez au texte principal de votre courriel. Rappelez-vous que les gens veulent lire les courriels rapidement, alors faites des phrases courtes et claires. Vous devrez également porter une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe et à la ponctuation afin de présenter une image professionnelle de vous-même et de votre entreprise.

Ajoutez vos remarques de clôture

Avant de terminer votre courriel, il est poli de remercier votre lecteur une fois de plus et d’ajouter quelques remarques de clôture polies. Vous pouvez commencer par « Merci pour votre patience et votre coopération » ou « Merci pour votre considération » et ensuite, « Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à me le faire savoir » et « J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles ».

Voir aussi >> Qu’est-ce que l’expérience client ?

Terminer par une fermeture

La dernière étape consiste à inclure une fermeture appropriée avec votre nom. « Meilleures salutations », « Sincèrement » et « Merci » sont tous des professionnels. Évitez les fermetures telles que « Meilleurs vœux » ou « Santé », à moins d’être un bon ami du lecteur. Enfin, avant d’appuyer sur le bouton Envoyer, vérifiez une fois de plus votre courriel pour vous assurer qu’il est vraiment parfait !

Catégories : email

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *